Verwerkersovereenkomst

Concept van 5 oktober 2026. Deze tekst wordt nog nagelezen en kan wijzigen.

Deze verwerkersovereenkomst hoort bij het gebruik van Bastabooks en is gebaseerd op artikel 28 van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Zij geldt tussen de klant (de verwerkingsverantwoordelijke) en Melange Design (de verwerker). Zij maakt deel uit van de overeenkomst en de algemene voorwaarden en gaat in zodra de klant Bastabooks gebruikt.

1. Partijen en definities

Verwerker: Melange Design, gevestigd aan Wingerdpark 97, 2724 RC Zoetermeer, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 27281744, aanbieder van Bastabooks. In deze overeenkomst “Melange”.
Verwerkingsverantwoordelijke: de klant die met Melange een abonnement op Bastabooks heeft. In deze overeenkomst “de klant”.
Bastabooks: de online boekhoudsoftware van Melange op app.bastabooks.com.
Persoonsgegevens, verwerking, betrokkene, datalek en subverwerker hebben de betekenis die de AVG daaraan geeft.
Administratie: de gegevens die de klant in Bastabooks bijhoudt of laat verwerken.

2. Onderwerp en duur

Melange verwerkt persoonsgegevens voor de klant om Bastabooks te leveren, zoals beschreven in deze overeenkomst.
Deze overeenkomst gaat in op het moment dat de klant Bastabooks gaat gebruiken en loopt zolang Melange persoonsgegevens voor de klant verwerkt, dus ook tijdens de periode waarin de klant na opzegging nog kan exporteren.

3. Aard en doel van de verwerking

Het doel is het leveren van online boekhoudsoftware. Melange bewaart de administratie, laat de klant erin werken en voert de handelingen uit die de klant instelt of vraagt.
Onder de verwerking vallen onder meer: het opslaan en tonen van relaties, facturen en bankregels; het maken en versturen van facturen en betaalherinneringen; het ophalen van bankregels via een bankkoppeling als de klant die instelt; het uitlezen van bonnen en het doen van boekingsvoorstellen met AI; het beantwoorden van vragen en het klaarzetten van handelingen door de assistent Bas de Boekhouder; het maken van rapporten en het bijhouden van een logboek.
Melange verwerkt de persoonsgegevens niet voor eigen doelen.

4. Soorten persoonsgegevens en categorieen betrokkenen

Categorieen betrokkenen

klanten en leveranciers van de klant, voor zover het personen zijn of contactpersonen van een bedrijf;
tegenpartijen van bankbetalingen;
personen die op een bon of een factuur voorkomen;
de gebruikers van de klant, zoals de eigenaar, vennoten en een boekhouder;
vennoten van de klant, voor hun winstaandeel en hun belastinggegevens in de administratie.

Soorten persoonsgegevens

naam, adres, postcode, plaats, e-mailadres, KvK-nummer en btw-nummer van relaties;
bankregels: datum, bedrag, naam en rekeningnummer van de tegenpartij en de omschrijving van de bank;
facturen en bonnen, inclusief de foto of pdf van een bon;
bij vennoten: naam, winstaandeel, gegevens over inkomen uit loondienst en belastingverplichtingen, voor zover de klant die invoert;
van gebruikers: naam, e-mailadres, rol, een versleuteld wachtwoord, een eventuele profielfoto en handelingen in het logboek;
de berichten van de klant aan Bas de Boekhouder.

Bijzondere persoonsgegevens

Bastabooks is niet bedoeld voor bijzondere categorieen persoonsgegevens of strafrechtelijke gegevens. De klant brengt die niet bewust in Bastabooks onder. Komen ze toch voor, bijvoorbeeld in een bankomschrijving of op een bon, dan verwerkt Melange ze op dezelfde manier als de rest.

5. Instructies van de klant

Melange verwerkt persoonsgegevens alleen op basis van schriftelijke instructies van de klant, ook als het gaat om doorgifte naar een land buiten de Europese Economische Ruimte, tenzij een wet Melange tot verwerking verplicht. In dat geval meldt Melange dat vooraf aan de klant, tenzij de wet dat verbiedt.
Deze overeenkomst, de overeenkomst voor Bastabooks en het gebruik van Bastabooks door de klant en zijn gebruikers zijn de instructies van de klant. Aanvullende instructies zijn alleen geldig als ze redelijk en uitvoerbaar zijn.
Vindt Melange dat een instructie in strijd is met de AVG, dan meldt zij dat meteen aan de klant.
De klant is ervoor verantwoordelijk dat hij de persoonsgegevens in Bastabooks mag verwerken en dat hij zijn eigen betrokkenen informeert. Dat geldt ook voor het gebruik van AI-functies en voor automatisch gestuurde mails aan zijn relaties.

6. Geheimhouding

Melange houdt de persoonsgegevens geheim. Alleen mensen die de gegevens nodig hebben om Bastabooks te leveren, hebben er toegang toe.
Deze mensen zijn gebonden aan geheimhouding. Dat geldt ook na afloop van deze overeenkomst.
De geheimhouding geldt niet als een wet Melange verplicht om gegevens te verstrekken.

7. Beveiliging

Melange neemt passende technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens te beveiligen. Op dit moment zijn dat in elk geval:

De administratie van elke klant is gescheiden van die van andere klanten. Elke gegevensroute in de app filtert op de administratie van de ingelogde gebruiker.
Rollen met verschillende rechten: eigenaar, vennoot, boekhouder en demo. Een vennoot ziet alleen zijn eigen gegevens, en het demo-account kan alleen lezen.
Wachtwoorden worden alleen gehasht opgeslagen. De sessie zit in een beveiligde cookie die scripts op de pagina niet kunnen lezen. Een ingetrokken account wordt bij het volgende verzoek meteen geweigerd.
Voor de rol van boekhouder is tweestapsverificatie met een authenticator-app verplicht. De klant kan de toegang van een boekhouder met een klik intrekken.
Een logboek legt vast wie welke actie heeft gedaan.
De verbinding met de app is versleuteld. De app stuurt beveiligingsheaders mee en geheimen als wachtwoorden en sleutels staan niet in de broncode.
Links voor het herstellen van een wachtwoord en links naar overzichten voor klanten van de klant zijn willekeurig, en verlopen na een bepaalde tijd.
De app wordt bewaakt: bij uitval krijgt Melange een melding.

Melange kan deze maatregelen verbeteren. Het beveiligingsniveau wordt niet verlaagd.

8. Subverwerkers

De klant geeft Melange algemene toestemming om subverwerkers in te schakelen. De subverwerkers die Melange op dit moment gebruikt, staan in de tabel hieronder.
Melange legt aan elke subverwerker dezelfde verplichtingen op voor de bescherming van persoonsgegevens als die in deze overeenkomst, voor zover dat redelijkerwijs mogelijk is. Melange blijft tegenover de klant verantwoordelijk voor de uitvoering door de subverwerkers.
Wil Melange een subverwerker toevoegen of vervangen, dan meldt zij dat minimaal 30 dagen van tevoren aan de klant, per e-mail of in de app. De klant kan binnen die termijn schriftelijk en gemotiveerd bezwaar maken. Komen partijen er niet uit, dan kan de klant het abonnement opzeggen voordat de wijziging ingaat.

Subverwerker	Waarvoor	Welke gegevens	Waar
Railway	Hosting van de app en de database	De hele administratie	Europa (regio europe-west4)
Hetzner	Hosting van de website en van de betaalpagina bij een factuur	Factuurnummer, bedrag en naam van de klant bij een betaallink; de website zelf bevat geen administratie	Duitsland
OpenAI	Bonnen uitlezen en een grootboekrekening voorstellen bij bankregels	De foto of pdf van een bon. Per bankregel datum, bedrag, naam van de tegenpartij en omschrijving, en eerdere boekingskeuzes per tegenpartij. Geen rekeningnummer.	Mogelijk buiten de EER, zie artikel 9
Anthropic	De assistent Bas de Boekhouder, en het herkennen en uitlezen van bestanden die de klant aan Bas geeft	De laatste berichten uit het gesprek met Bas, de uitkomsten van zijn zoekopdrachten in de administratie (zoals facturen, relaties, grootboekrekeningen en bankregels) en geuploade bestanden	Mogelijk buiten de EER, zie artikel 9
open-banking.io	De bankkoppeling, alleen als de klant die instelt	Rekeningnummer en transacties van de gekoppelde rekening	Nog niet vastgesteld
Microsoft (Microsoft 365, Graph)	Het versturen van facturen, herinneringen en overzichten per e-mail, en het mailen van demo-inloggegevens	De inhoud van de mail en bijlagen, met onder meer naam en e-mailadres van de ontvanger en de factuur	Nog niet vastgesteld
Migadu	Het versturen van mail vanaf een eigen mailbox via SMTP, alleen als een administratie die route gebruikt	De inhoud van de mail en bijlagen, met onder meer naam en e-mailadres van de ontvanger en de factuur	Nog niet vastgesteld

9. Doorgifte buiten de EER

De app en de database draaien in Europa. Melange geeft alleen persoonsgegevens door buiten de Europese Economische Ruimte als daarvoor een toegestaan doorgiftemechanisme is, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie of een adequaatheidsbesluit.
De klant is ermee bekend dat de AI-diensten van OpenAI en Anthropic Amerikaanse bedrijven zijn en dat de gegevens uit artikel 8 voor die functies daar kunnen worden verwerkt.

10. Bijstand bij verzoeken van betrokkenen

Ontvangt Melange een verzoek van een betrokkene over gegevens in de administratie van de klant, dan stuurt Melange dat zonder onredelijke vertraging door naar de klant en beantwoordt zij het verzoek zelf niet, tenzij de klant dat vraagt.
Melange helpt de klant om verzoeken van betrokkenen te beantwoorden, bijvoorbeeld om gegevens in te zien, te corrigeren, te verwijderen of over te dragen. Melange werkt daaraan mee voor zover dat redelijkerwijs kan.
Melange mag redelijke kosten in rekening brengen voor bijstand die veel werk kost en niet bij de dienst hoort.

11. Datalekken

Ontdekt Melange een inbreuk op de beveiliging van de persoonsgegevens van de klant (een datalek), dan meldt zij dat zonder onredelijke vertraging aan de klant, nadat zij het heeft ontdekt.
De melding bevat, voor zover bekend: de aard van het lek, de betrokken gegevens en betrokkenen, de waarschijnlijke gevolgen, en de maatregelen die Melange heeft genomen of voorstelt.
Melange helpt de klant om te beoordelen of het lek bij de Autoriteit Persoonsgegevens en bij de betrokkenen moet worden gemeld. De klant besluit of er een melding wordt gedaan. De melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens moet volgens de wet binnen 72 uur nadat de klant van het lek weet.
Melange houdt een overzicht van datalekken bij.

12. Teruggave en verwijdering

Na afloop van de overeenkomst kan de klant zijn administratie nog 30 dagen exporteren. Daarna verwijdert Melange de persoonsgegevens van de klant uit Bastabooks, tenzij een wet bewaren verplicht stelt.
De klant kan verwijdering ook eerder vragen. Melange bevestigt de verwijdering op verzoek schriftelijk.
Bestaan er back-ups waarin de gegevens nog staan, dan verdwijnen ze daar volgens de normale cyclus van die back-ups.
De wettelijke bewaarplicht voor de administratie, onder meer van zeven jaar voor de fiscale administratie, is de verantwoordelijkheid van de klant. De klant maakt voor het einde van het abonnement zelf een export om hieraan te voldoen.

13. Audits en informatie

Melange geeft de klant op verzoek de informatie die nodig is om aan te tonen dat zij zich aan deze overeenkomst houdt.
De klant mag deze overeenkomst door een onafhankelijke deskundige laten controleren, maximaal een keer per jaar, tenzij er een concreet vermoeden is van een schending. De klant meldt dat minimaal 30 dagen vooraf. De controle verstoort de dienstverlening zo weinig mogelijk. De deskundige is gebonden aan geheimhouding. De klant draagt de kosten, ook de redelijke interne kosten van Melange.
De controle geldt niet voor gegevens van andere klanten van Bastabooks.

14. Aansprakelijkheid

Voor de aansprakelijkheid van partijen onder deze overeenkomst gelden de bepalingen in artikel 11 van de algemene voorwaarden. Wettelijke aansprakelijkheid die volgens de AVG niet kan worden beperkt, blijft bestaan.

15. Wijzigingen, duur en recht

Melange kan deze overeenkomst wijzigen, bijvoorbeeld bij een verandering van de wet of van Bastabooks. Zij meldt een belangrijke wijziging minimaal 30 dagen vooraf. De klant kan binnen die termijn opzeggen.
Bij strijd tussen deze overeenkomst en de algemene voorwaarden gaat deze overeenkomst voor, voor zover het de verwerking van persoonsgegevens betreft.
Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen gaan naar de Nederlandse rechter in het arrondissement waar Melange is gevestigd, tenzij de wet dwingend anders voorschrijft.