Wat Bastabooks voor je doet, zonder dat je erom vraagt
Je boekhouding automatiseren betekent niet dat je de controle uit handen geeft. Bastabooks doet elke nacht wat vaststaat en zet de rest klaar als voorstel. Hieronder staan de twaalf dingen die vanzelf gaan, en bij elk wat jij nog doet. Wil je eerst zien hoe de start eruitziet, lees dan hoe het werkt.
Van bankregel naar geboekte post
Bij de bank komt het meeste binnen. Bastabooks haalt de regels op, boekt wat het herkent en laat jou alleen kiezen waar het nog niet zeker van is.
Bank ophalen, elke nacht
Elke nacht haalt Bastabooks de nieuwe transacties op van je gekoppelde rekeningen. Dat werkt via de bankkoppeling, ook voor je creditcard en je spaarrekening. Je hoeft niets te downloaden en niets te uploaden.
Wat jij doet: bij je bank een keer toestemming geven. Daarna komen je transacties vanzelf binnen.
Boekregels die leren
Boek je dezelfde tegenpartij drie keer op dezelfde rekening, dan stelt Bastabooks een regel voor. Is die regel goedgekeurd, dan boekt Bastabooks elke volgende regel die erop past zelf, zonder vraag en zonder wachten.
Wat jij doet: de voorgestelde regel goedkeuren, een keer.
AI-scan van de rest
Een bankregel waar nog geen regel voor bestaat, krijgt een voorstel van de AI met een zekerheidsscore. Zo zie je meteen hoe zeker hij is. Het voorstel blijft een voorstel: de AI boekt het niet zelf.
Wat jij doet: de voorstellen bekijken en aanzetten, los of allemaal tegelijk.
Betalingen afletteren
Staat het factuurnummer in de omschrijving van een ontvangst en klopt het bedrag, dan koppelt Bastabooks de betaling aan de factuur en staat die op betaald. Twijfelt hij, dan blijft het een voorstel.
Wat jij doet: de voorstellen nakijken waar Bastabooks niet zeker van is.
Van offerte naar betaalde factuur
Een factuur maken, versturen, achter je geld aan zitten en afletteren: dit is het werk dat je het liefst vergeet. Bastabooks pakt het op in de volgorde waarin het gebeurt.
Herinneringen na 7, 14 en 30 dagen
Is een factuur 7, 14 of 30 dagen te laat, dan gaat er een vriendelijke herinnering uit je eigen mailbox, met de factuur opnieuw als bijlage. Heeft een klant twee of meer te late facturen, dan krijgt die op maandag een overzicht in plaats van losse mails.
Wat jij doet: niets. Komt de betaling binnen met het factuurnummer erbij, dan wordt die vanzelf afgeletterd.
Abonnementen factureren zichzelf
Je stelt een abonnement een keer in, met een eigen betaaltermijn en eventueel extra factuurregels. Op de prolongatiedatum staat de factuur klaar met de juiste periode in de omschrijving. Een factuur met een geplande datum gaat die dag de deur uit.
Wat jij doet: een abonnement een keer instellen.
Offerte of webshoporder? Factuur klaar
Tekent een klant een offerte uit Offertestudio, dan staan de klant, beide termijnen en het abonnement klaar. Een betaalde webshoporder uit WooCommerce wordt vanzelf een factuur. Elke factuur krijgt een doorlopend nummer, een pdf en een betaallink met QR-code.
Wat jij doet: je offerte laten tekenen. De rest staat klaar.
Een bon op je telefoon, een boeking in je boekhouding
Bonnetjes zijn het deel van de boekhouding dat de meeste mensen uitstellen. Hier doet de AI het leeswerk en bewaakt Bastabooks welke bonnen echt nodig zijn.
Bonnetje fotograferen, klaar
Upload een foto of een pdf van een bon en Bastabooks leest de leverancier, het bedrag, de btw en de datum uit. De bon wordt aan de juiste bankregel gehangen en de boeking staat klaar.
Wat jij doet: fotograferen of uploaden, en kijken of de boeking klopt.
Bonplicht bewaakt
Niet voor elke uitgave heb je een bon of factuur nodig. Bastabooks weet welke uitgaven er volgens de Belastingdienst wel een nodig hebben en welke niet. Alleen die eerste komen op je lijst.
Wat jij doet: de bonnen aanleveren die op je lijst staan.
- Gelezen leverancier, bedrag, btw en datum
- Gekoppeld aan de bankregel van dezelfde dag
- Boeking klaar jij kijkt of het klopt
Je aangifte, het hele jaar al bijgehouden
Belasting is geen verrassing als je het hele jaar kunt zien wat je moet betalen. Bastabooks rekent elke dag mee en houdt het bij.
Belasting opzij zetten, per maand
Je ziet een bedrag per maand: btw en inkomstenbelasting samen, voorzichtig gerekend. Zet je dat op een spaarrekening, dan is de aangifte nooit meer een schrik. Het bedrag is elke dag actueel.
Wat jij doet: dat bedrag naar je spaarrekening zetten.
Inkomstenbelasting per vennoot
Bastabooks rekent met de winstverdeling, de zelfstandigenaftrek, de schijven en de heffingskortingen, ook als een vennoot er in loondienst naast werkt. Elke vennoot ziet alleen zijn eigen winstaandeel en zijn eigen belastingschatting.
Wat jij doet: je eigen belastingschatting bekijken.
Btw-aangifte staat klaar
Je btw-overzicht per kwartaal toont alle rubrieken van 1a tot en met 5c, met de deadline erbij. Regels waar Bastabooks aan twijfelt, worden apart gemeld, zodat je nooit een voorlopig cijfer voor een definitief aanziet.
Wat jij doet: de cijfers per rubriek overnemen en de gemelde twijfelregels nakijken.
Boekhouding automatiseren zonder de controle kwijt te raken
De AI boekt alleen zelf wat jij eerder goedkeurde. Al het andere blijft een voorstel dat jij aanzet.
- Zeker is gedaan. Een bankregel die past op een boekregel die jij goedkeurde, wordt 's nachts geboekt.
- Twijfel is een voorstel. Het staat klaar met een zekerheidsscore. Jij zet het aan, of niet.
- Elke goedkeuring telt. Van een voorstel dat je goedkeurt, leert Bastabooks een regel voor de volgende keer.
Iets willen laten doen buiten de nachtelijke ronde? Vraag het aan Bas de Boekhouder. Wat dit allemaal kost, lees je op Prijzen: de AI zit erin.
Goedenacht
- Bank opgehaald 2 rekeningen, 41 nieuwe regels
- Automatisch geboekt 38 van 41 regels via een bestaande boekregel
- Afgeletterd 6 betalingen gekoppeld, 1 voorstel blijft staan
- Abonnementsfacturen 2 conceptfacturen: Bakkerij De Korenaar, Praktijk Lindehof
- Geplande facturen 1 verstuurd: Van Dijk Installatietechniek, tweede termijn
- Herinneringen 1 verstuurd: Restaurant Marmer, 14 dagen te laat
Wat mensen willen weten over de automatische ronde
Korte antwoorden op vragen over de nachtelijke ronde.
Moet ik iets aanzetten of bijkopen?
Nee. Je koopt geen losse modules bij en de AI is inbegrepen. Vennoten en de offerte- en webshopkoppeling zitten in Groei en Pro, zie Prijzen.
Wat doet de AI als hij twijfelt?
Dan boekt hij niet. Hij zet een voorstel klaar met een zekerheidsscore, en jij beslist. Zo zie je elke ochtend alleen wat jouw aandacht nodig heeft.
Wanneer draait de nachtelijke ronde?
Elke nacht. Bastabooks haalt de bank op, boekt, koppelt betalingen aan facturen, maakt abonnementsfacturen, verstuurt geplande facturen en stuurt herinneringen.
Hoe vaak krijgt een klant een herinnering?
Bij 7, 14 en 30 dagen te laat, met de factuur erbij. Heeft een klant twee of meer te late facturen, dan krijgt die op maandag een overzicht.
Kijk rond in een bedrijf dat zichzelf boekhoudt
Klik en je zit er direct in. Je ziet een compleet bedrijf: het dashboard, de nachtelijke ronde, de belasting die klaarstaat en Bas de Boekhouder. Daarna praten we over jouw administratie.
- Geen verplichtingen. De demo is gratis, je hoeft geen kaart in te vullen.
- Een compleet bedrijf, geen lege omgeving. Een bloemenzaak met webshoporders, tien klanten en drie jaar aan cijfers.
- Daarna persoonlijk. Wil je verder, dan nemen we je boekhouding over en zetten we alles voor je klaar.