Privacyverklaring
Concept van 5 oktober 2026. Deze tekst wordt nog nagelezen en kan wijzigen.
Bastabooks is online boekhoudsoftware van Melange Design. In deze privacyverklaring lees je welke persoonsgegevens wij verwerken als je onze website bezoekt en als jij of jouw bedrijf Bastabooks gebruikt, waarom wij dat doen, hoe lang wij de gegevens bewaren en welke rechten je hebt.
1. Wie is verantwoordelijk
Bastabooks is een product van Melange Design, gevestigd aan Wingerdpark 97, 2724 RC Zoetermeer, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 27281744. In deze verklaring noemen wij Melange Design “wij”.
Voor vragen over privacy gebruik je het contactformulier op deze website.
2. Twee rollen: verantwoordelijke en verwerker
Wij hebben in Bastabooks twee verschillende rollen.
- Verwerkingsverantwoordelijke. Voor de gegevens van bezoekers van de website, van mensen die een demo aanvragen of contact opnemen, en van de accounts van gebruikers van de app (inloggegevens, rol, logboek) bepalen wij zelf waarom en hoe wij die gegevens gebruiken. Daarover gaat het grootste deel van deze verklaring.
- Verwerker. De administratie die je in Bastabooks bijhoudt, zoals je relaties, facturen, bankregels en bonnen, is van jou of van jouw bedrijf. Jij bepaalt wat erin komt en waarvoor je het gebruikt. Wij verwerken die gegevens alleen in jouw opdracht. Daarvoor gebruiken wij de verwerkersovereenkomst. Staan er persoonsgegevens van jouw klanten of leveranciers in je administratie, dan ben jij daarvoor verantwoordelijk en vallen zij onder jouw eigen privacyverklaring.
3. Gegevens van bezoekers van de website
| Situatie | Gegevens | Doel | Grondslag |
|---|---|---|---|
| Je gebruikt het contactformulier | De gegevens die je zelf in het formulier invult en in je bericht zet, zoals je naam en e-mailadres | Je vraag beantwoorden | Gerechtvaardigd belang: wij willen vragen van bezoekers kunnen beantwoorden |
| Je bekijkt de website | Technische gegevens die een webserver van elke bezoeker ontvangt, zoals het IP-adres, het tijdstip en de opgevraagde pagina | De website veilig en beschikbaar houden | Gerechtvaardigd belang: beveiliging en stabiliteit van de website |
| Je vraagt een demo-account aan | Je naam en e-mailadres, en de inloggegevens die voor jou worden aangemaakt | Je toegang geven tot de demo en de inloggegevens mailen | Je eigen verzoek, om voor een eventuele overeenkomst stappen te zetten |
De demo bevat alleen fictieve gegevens van een bloemenzaak. Je kunt in de demo niets wijzigen.
4. Gegevens van klanten en gebruikers van de app
Als jij of jouw bedrijf Bastabooks gebruikt, verwerken wij de volgende gegevens als verwerkingsverantwoordelijke.
| Gegevens | Doel | Grondslag |
|---|---|---|
| Naam en e-mailadres van de gebruiker, de rol (eigenaar, vennoot, boekhouder of demo) en een eventuele profielfoto | Een account aanmaken en jou herkennen als je inlogt | Uitvoering van de overeenkomst |
| Je wachtwoord, alleen in versleutelde vorm (een hash), en bij een boekhouder het geheim voor de tweestapsverificatie | Veilig inloggen | Uitvoering van de overeenkomst en ons gerechtvaardigd belang bij beveiliging |
| Een sessiecookie, een tijdelijke link om je wachtwoord opnieuw in te stellen | Ingelogd blijven en je wachtwoord kunnen herstellen | Uitvoering van de overeenkomst |
| Het logboek van de app: welke gebruiker wanneer welke actie deed | Controleerbaarheid van wijzigingen, beveiliging en het opsporen van fouten | Gerechtvaardigd belang |
| Meldingen die je via de knop Melding maken doet: je naam, je rol, je tekst en de pagina waarop je zat | Je melding oppakken en je vraag of storing oplossen | Uitvoering van de overeenkomst |
| Gegevens voor het abonnement en de facturering aan jouw bedrijf, zoals bedrijfsnaam, adres en betaalgegevens op de factuur | Je abonnement uitvoeren en onze eigen administratie voeren | Uitvoering van de overeenkomst en wettelijke verplichting (fiscale bewaarplicht) |
De administratie zelf
In je administratie kunnen persoonsgegevens staan, zoals de naam, het adres, het e-mailadres, het KvK-nummer en het btw-nummer van je klanten en leveranciers, bankregels met de naam en het rekeningnummer van een tegenpartij, bonnen en facturen, en bij een vof de naam en het winstaandeel van vennoten. Daarover gaat de verwerkersovereenkomst. Wij gebruiken deze gegevens alleen om Bastabooks voor jou te laten werken.
Bastabooks is niet bedoeld voor bijzondere persoonsgegevens, zoals gegevens over gezondheid. Een bon, een bankomschrijving of een document dat je uploadt kan zulke gegevens soms toch bevatten. Upload daarom geen documenten waar je ze niet nodig voor hebt.
5. Slimme functies en AI
Bastabooks gebruikt externe AI-diensten voor drie functies. De AI boekt alleen zelf wat past op een patroon dat jij eerder hebt goedgekeurd. Al het andere is een voorstel dat jij beoordeelt. Bas de Boekhouder vraagt om bevestiging voordat hij een factuur verstuurt, tenzij je in de instellingen hebt gekozen dat hij zelf mag versturen.
| Functie | Dienst en model | Welke gegevens gaan erheen |
|---|---|---|
| Bonnen en inkoopfacturen uitlezen | OpenAI, model gpt-4o-mini | De foto of pdf van de bon zoals je die uploadt, dus alles wat erop staat. Terug komen leverancier, datum, bedrag, btw en omschrijving. |
| Voorstel voor een grootboekrekening bij bankregels | OpenAI, model gpt-4o-mini | Per bankregel de datum, het bedrag, de naam van de tegenpartij en de omschrijving, samen met je lijst grootboekrekeningen en een overzicht van hoe dezelfde tegenpartijen eerder in jouw administratie zijn geboekt. Het rekeningnummer (IBAN) gaat niet mee. Er gaan per scan hoogstens 60 bankregels mee. |
| Bas de Boekhouder, de assistent in de app | Anthropic, model Claude | De laatste berichten uit het gesprek met Bas en de uitkomsten van zijn zoekopdrachten in jouw administratie (zoals facturen, relaties, grootboekrekeningen en bankregels). Een bestand dat je aan Bas geeft, een foto of pdf van een bon, een belastingaanslag of ander document, gaat ook naar Anthropic om het te herkennen en uit te lezen. Een bon wordt daarna uitgelezen door OpenAI zoals hierboven staat. |
Wij sturen niet je complete administratie naar deze diensten, alleen wat voor de betreffende handeling nodig is. Elke dienst verwerkt de gegevens in onze opdracht.
6. Ontvangers en verwerkers
Wij delen persoonsgegevens alleen met partijen die wij nodig hebben om Bastabooks te laten werken, en niet om ze te verkopen. Met deze partijen maken wij afspraken over de verwerking van gegevens.
| Dienst | Waarvoor | Waar |
|---|---|---|
| Railway | Hosting van de app en de database met alle administratiegegevens | Europa (regio europe-west4) |
| Hetzner | Hosting van deze website, op een eigen server | Duitsland |
| OpenAI | Bonnen uitlezen en grootboekvoorstellen bij bankregels | Buiten de EU mogelijk, zie hoofdstuk 7 |
| Anthropic | De assistent Bas de Boekhouder en het herkennen van bestanden die je aan Bas geeft | Buiten de EU mogelijk, zie hoofdstuk 7 |
| open-banking.io | De koppeling met je bank, voor zover je die instelt: transacties en rekeningnummer ophalen | Wij hebben nog geen vestigingsplaats vastgesteld |
| Microsoft (Microsoft 365, Graph) | Facturen, herinneringen en overzichten e-mailen, en demo-inloggegevens mailen | Wij hebben nog geen opslaglocatie vastgesteld |
| Het betaalplatform bij het factuurmerk | Een betaallink met QR-code bij een factuur: factuurnummer, bedrag en naam van de klant | Via een website van Melange Design op een Hetzner-server |
Daarnaast kunnen wij gegevens delen als een wet dat van ons vraagt.
7. Doorgifte buiten de EU
De app en de database draaien in Europa. De AI-diensten van OpenAI en Anthropic zijn Amerikaanse bedrijven. De app roept hun standaarddiensten aan en wij hebben geen Europese variant ingesteld. De gegevens uit hoofdstuk 5 kunnen daardoor buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, ook in de Verenigde Staten. Wij vertrouwen dan op een toegestaan doorgiftemechanisme, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
Wil je niet dat een bon of bankregel door een AI-dienst wordt gelezen, neem dan contact met ons op via het contactformulier.
8. Hoe lang wij gegevens bewaren
| Gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Je administratie in Bastabooks | Zolang je abonnement loopt. Na opzegging bewaren wij de administratie nog 30 dagen, zodat je hem kunt exporteren, daarna verwijderen wij hem. |
| Accounts van gebruikers | Zolang het abonnement loopt. Daarna verwijderen wij ze samen met de administratie. |
| Demo-accounts | Zolang de demo beschikbaar is en tot je vraagt om verwijdering |
| Berichten via het contactformulier | Maximaal 2 jaar na het laatste contact |
| Onze eigen facturen en betalingsgegevens | 7 jaar, op grond van de wettelijke fiscale bewaarplicht |
Let op: de wettelijke bewaarplicht van 7 jaar voor de administratie zelf is jouw verantwoordelijkheid als ondernemer. Wij zijn geen archiefdienst. Exporteer je administratie dus voordat je opzegt en bewaar die export zelf voor de wettelijke termijn.
9. Hoe wij gegevens beveiligen
Wij nemen passende maatregelen tegen verlies, misbruik en onbevoegde toegang. Onder meer:
- De administratie van elke klant is gescheiden van die van andere klanten.
- Wachtwoorden slaan wij alleen versleuteld (gehasht) op.
- De sessie van een ingelogde gebruiker zit in een beveiligde cookie. Een ingetrokken account wordt bij het volgende verzoek meteen geweigerd.
- Een boekhouder logt in met tweestapsverificatie via een authenticator-app. Toegang van een boekhouder is met een klik in te trekken.
- Elke wijziging komt in een logboek.
- De verbinding met de app is versleuteld en de app stuurt beveiligingsheaders mee.
10. Cookies
Wij gebruiken alleen cookies die nodig zijn om de website en de app te laten werken. Wij gebruiken geen trackingcookies en geen advertentiecookies, en wij tonen daarom geen cookiebanner.
| Cookie | Waar | Waarvoor | Hoe lang |
|---|---|---|---|
| Sessiecookie (ab_session) | De app | Je ingelogd houden. De cookie is niet uit te lezen door scripts op de pagina. | 30 dagen, of korter als je uitlogt |
| Cookie voor de voorvertoning (bb_voorvertoning) | De website, zolang die in opbouw is | Onthouden dat je het wachtwoord van de voorvertoning hebt ingevuld | 30 dagen |
De lettertypes van de website staan op onze eigen server. Je browser maakt daarvoor geen verbinding met een externe partij.
11. Jouw rechten
Je hebt het recht om:
- je persoonsgegevens in te zien;
- onjuiste gegevens te laten corrigeren;
- je gegevens te laten verwijderen;
- de verwerking te laten beperken;
- bezwaar te maken tegen een verwerking die wij op ons gerechtvaardigd belang baseren;
- je gegevens in een gangbaar formaat mee te nemen (gegevensoverdraagbaarheid);
- een gegeven toestemming in te trekken.
Stuur je verzoek via het contactformulier. Om te controleren dat het verzoek van jou komt, kunnen wij je vragen om je identiteit te bevestigen. Wij reageren zo snel mogelijk en uiterlijk binnen een maand.
Gaat je verzoek over gegevens in de administratie van een klant van Bastabooks, bijvoorbeeld omdat jij als klant of leverancier in iemands administratie staat, dan is die klant de verantwoordelijke. Wij helpen die klant dan om je verzoek af te handelen, en je kunt je ook rechtstreeks tot die klant wenden.
12. Klacht indienen
Ben je het niet eens met hoe wij met je gegevens omgaan, neem dan eerst contact met ons op. Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder: autoriteitpersoonsgegevens.nl.
13. Wijzigingen
Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als Bastabooks een nieuwe functie of een nieuwe verwerker krijgt. De actuele versie staat altijd op deze pagina, met bovenaan de datum van de laatste wijziging. Bij een belangrijke wijziging laten wij het je weten.